Аудит бизнес-процессов компании нужен, когда понятно, что работа идёт медленно и с ошибками, но непонятно, где именно и что с этим делать. Без него компания рискует автоматизировать не тот участок или купить систему, которая не стыкуется с остальными. Разберём, как проходит аудит перед автоматизацией и что должно получиться на выходе.
О каком аудите речь
Под аудитом бизнес-процессов понимают разные вещи: внутренний аудит, управленческий консалтинг, проверку регламентов. Поэтому, когда аудит бизнес-процессов предлагают как услугу, стоит уточнить, какой из них имеется в виду. Здесь речь об аудите, который делают перед автоматизацией и внедрением систем. Его цель — понять, что и в каком порядке автоматизировать, и не начинать разработку вслепую.
Хороший ориентир — принцип «сначала анализ»: проект начинается с понимания требований, потоков данных и зависимостей между системами до принятия решений о разработке.
Что проверяют
Процесс «как есть». Кто запускает процесс, какие данные используются, где принимаются решения, какие системы задействованы и на каких шагах появляются ручные операции и задержки.
Инфраструктуру и зависимости. Как устроены системы, как они связаны, где проходят границы интеграций и какие ограничения есть у каждой.
Архитектуру. Как системы можно связать между собой и где пределы масштабирования.
Существующую автоматизацию. Если часть процессов уже автоматизирована, смотрят текущие интеграции, скрипты, правила в CRM и ERP и внутренние сервисы, а потом составляют безопасный план развития. С программами, которые уже работают, поступают так же: сначала разбирают архитектуру, код, данные и интеграции, потом решают, что сохранить, а что переработать.
Проведение аудита бизнес-процессов по этапам
Показательно этот процесс описан у KORVENIQ. Консультация идёт по протоколу из 4 этапов, и у каждого этапа есть свой документ на выходе:
| Этап | Что делают | Документ |
|---|---|---|
| Системный контекст | Фиксируют цели, техническую среду и охват | Системный бриф |
| Исследование инфраструктуры | Картируют системы, зависимости, границы интеграций, ограничения | Отчёт об инфраструктуре |
| Оценка архитектуры | Оценивают топологию интеграций и пределы масштабирования | Архитектурный бриф |
| Скоупинг внедрения | Составляют дорожную карту, ресурсы и последовательность фаз | Операционное предложение |
Этап сборки не начинается, пока последний документ не утверждён. Инфраструктуру оценивают и архитектуру согласуют до того, как будет предложена фаза разработки.
Как KORVENIQ проводит консультацию и аудит — на странице компании.
Что подготовить компании
Чтобы аудит не превратился в сбор вводных неделями, заранее готовят:
- документацию по инфраструктуре;
- доступы к системам;
- описание технической среды;
- понимание, кто в компании уполномочен принимать решения по внедрению.
Сколько длится аудит
Зависит от сложности задачи и количества систем. Для ориентира: KORVENIQ называет срок от 2 недель на аудит. Перед этим возможен короткий первичный разбор: у компании на него заложено 30 минут, за которые обещают сказать, что автоматизировать первым, и показать похожий кейс.
Аудит эффективности бизнес-процессов: что замерить
Чтобы после автоматизации было с чем сравнивать, в ходе аудита фиксируют исходные показатели: время прохождения процесса, количество ручных действий, долю возвратов на доработку и количество ошибок. Обещать заранее фиксированный процент экономии без таких данных некорректно.
Что делать после аудита
Для большого сквозного процесса разумно начать с одного участка с высокой ручной нагрузкой и понятными критериями успеха, а потом расширять автоматизацию. Как проходит сам проект, разобрано в статье автоматизация бизнес-процессов компании, а если в процессе нужен ИИ — в материале внедрение ИИ в бизнес.
Если вы выбираете подрядчика и хотите понять, как устроена работа конкретной компании, посмотрите наш обзор KORVENIQ.
Частые вопросы
Зачем аудит, если понятно, что нужно автоматизировать?
Чтобы проверить зависимости между системами и ограничения до разработки. Иначе новая система может не стыковаться с существующими.
Что компания получает по итогам аудита?
Набор документов: описание контекста, отчёт об инфраструктуре, архитектурный бриф и предложение с дорожной картой внедрения.
Можно ли провести аудит уже работающей автоматизации?
Да. Разбирают текущие интеграции, скрипты, правила в CRM и ERP и составляют безопасный план доработки.
Если непонятно, с чего начать, это тоже задача для аудита?
Да. Проанализировать процессы и подсказать, с чего начать, — типичная задача такого аудита.
