Бывает, что автоматизация бизнес-процессов компании начинается с покупки сервиса, а заканчивается тем, что сотрудники ведут процесс и в новом сервисе, и по старинке в таблицах. Проект срабатывает, когда сначала разбирают сам процесс, а инструмент подбирают под него. Ниже о том, что входит в такой проект и где его легко сломать.
- 01СотрудникСоздаёт заявку на закупкуручной шаг
- 02СистемаНаправляет на согласование по сумме и подразделениюавтоматически
- 03РуководительСогласует или возвращает заявкупроверка сотрудником
- 04СистемаСоздаёт задачу, уведомляет инициатора и меняет статусавтоматически
автоматическипроверка сотрудникомручной шаг
Что входит в автоматизацию бизнес-процессов компании
Автоматизация убирает ручную работу там, где данные уже существуют в цифровом виде, но сотрудники переносят их между системами, проверяют статусы, рассылают уведомления или повторяют однотипные действия.
Под это попадают заявки, согласования, задачи, документы, уведомления и передача данных между системами, если их правила можно формализовать. Причём делать это можно без привязки к одному конкретному программному продукту. Как выбрать первый участок, разобрано в статье какие рутинные процессы автоматизировать первыми.
Что значит «под ключ»
Под ключ означает не установку одного готового сервиса, а полный цикл: анализ процесса, проектирование целевой модели, разработку или настройку компонентов, интеграции, тестирование и ввод в эксплуатацию. Именно так эту формулировку расшифровывают в KORVENIQ, и это хороший ориентир, чтобы сравнивать предложения разных подрядчиков. Разработка автоматизации бизнес-процессов в такой схеме — только одна из частей проекта, а не весь проект.
Какие системы автоматизации бизнес-процессов выбирают
Вариантов три, и они не исключают друг друга.
| Вариант | Когда подходит |
|---|---|
| Правила и интеграции в текущих системах | Процесс укладывается в существующий IT-контур |
| Отдельное приложение или workflow-сервис | Процесс выходит за рамки текущих систем |
| Своя внутренняя система | Готовых сервисов недостаточно: нужен свой интерфейс сотрудников, workflow, роли, журнал, отчёты |
CRM при этом может быть лишь одним из источников данных: процесс связывает её с сайтом, ERP, телефонией, документооборотом и внутренними сервисами.
Этапы внедрения автоматизации бизнес-процессов
- Анализ «как есть». Кто запускает процесс, какие данные используются, где принимаются решения, какие системы задействованы, где ручные операции и задержки. Если непонятно, с чего начать, этому посвящён отдельный аудит бизнес-процессов.
- Проектирование «как должно быть». Какие шаги автоматические, какие требуют подтверждения человека, какие события запускают действия, где хранится история.
- Прототип. Проверка ключевых сценариев и интерфейса сотрудников.
- Реализация. Workflow, серверная часть, интерфейсы, интеграции, автоматические действия.
- Тестирование. Основной сценарий, исключения, права доступа, ошибки внешних систем, повторные операции.
- Запуск и оптимизация. Сбор метрик и работа с узкими местами.
Для большого сквозного процесса начинают с одного участка с высокой ручной нагрузкой и понятными критериями успеха.
Какие процессы и в каком порядке автоматизирует KORVENIQ — на странице услуги.
Как не сломать процесс автоматизацией
- Права на сервере. Каждая роль видит только нужные процессы и действия, а права проверяются на уровне сервера, а не скрытием кнопок.
- Правила в одном месте. Критичные условия не размазывают по интерфейсу, скриптам и интеграциям.
- Журнал операций. Кто что изменил, какой автоматический шаг сработал, какой сервис вернул ошибку.
- Безопасные повторы и очереди. Повторять только безопасные операции, длительные задачи отправлять в очередь.
- Мониторинг. Ошибки интеграций, зависшие статусы и сбойные задачи должны быть видны до того, как остановят процесс.
- Подтверждение человеком для финансовых, юридических и нестандартных решений.
Обмен данными между системами обычно идёт через API. Про настройку такого обмена есть отдельный текст: настройка интеграции API.
Пример проекта
Как выглядят проекты автоматизации бизнес-процессов на практике, хорошо видно по кейсам. У KORVENIQ есть проект по заявкам: ручная обработка занимала 2–3 дня, данные дублировались между отделами. Сделали автоматический поток регистрации и распределения заявок и связали CRM с внутренними сервисами. По данным компании, ручной обработки заявок стало на 60% меньше, а все заявки автоматически попадают в CRM. Похожие задачи в продажах собраны в материале автоматизация отдела продаж.
Доработка и переход на новую схему
Если часть процессов уже автоматизирована, сначала проводят технический аудит текущих интеграций, скриптов и правил в CRM и ERP. При замене старого процесса предусматривают переходный период, перенос незавершённых заявок и план отката, а все операции разом не переключают.
Стоимость и эффект
Стоимость автоматизации бизнес-процессов организации зависит от количества процессов и ролей, сложности бизнес-правил, числа интеграций, необходимости отдельного интерфейса, объёма данных, требований к отказоустойчивости и безопасности. После анализа определяют границы первой версии и готовят поэтапную оценку.
Эффект измеряют по времени прохождения процесса, числу ручных действий, доле возвратов на доработку и количеству ошибок. Обещать фиксированный процент экономии без данных конкретной компании некорректно.
Частые вопросы
Какие процессы компании можно автоматизировать?
Заявки, согласования, задачи, документы, уведомления, передачу данных между системами, если их правила можно формализовать.
Нужна ли отдельная система автоматизации?
Не всегда. Иногда хватает интеграций и правил в существующем IT-контуре, иногда нужно отдельное приложение.
Обязательно ли использовать ИИ?
Нет. Большую часть процессов автоматизируют бизнес-логикой, интеграциями и workflow, а ИИ добавляют там, где он даёт реальную пользу.
Можно ли начать с одного процесса?
Да. Пилот на одном процессе, затем масштабирование на соседние.
